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À quoi sert l’immatriculation des copropriétés ?

Les copropriétés ont l’obligation de procéder à leur immatriculation au sein d’un registre national des copropriétés. Ce registre permet au syndic d’établir chaque année la fiche synthétique de la copropriété. Plus généralement, il permet de faciliter la connaissance de l’état des copropriétés en France. Les informations mentionnées doivent être actualisées tous les ans et lors d’événements particuliers. L’absence d’immatriculation ou la non mise à jour des données entraîne des sanctions.

De quoi s’agit-il ?

Les copropriétés ont l’obligation d’être immatriculées dans un registre national d’immatriculation pour faciliter la connaissance de l’état des copropriétés en France.

C’est l’Agence nationale de l’habitat (Anah) qui gère ce registre.

Les données renseignées dans ce registre permettent notamment à des professionnels et à des particuliers d’accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés.

Le registre permet également au syndic de copropriété d’établir chaque année la fiche synthétique de la copropriété .

Copropriétés concernées

L’obligation d’immatriculation concerne tout immeuble totalement ou partiellement destiné à l’habitation.

Qui procède à l’immatriculation ?

Cas général

L’immatriculation de la copropriété sur le registre est faite par le syndic de copropriété.

Cas particuliers

Création de la copropriété

C’est le notaire qui procède à l’immatriculation de la copropriété sur le registre.

Copropriété sans syndic

C’est l’administrateur ad hoc qui procède à l’immatricule la copropriété sur le registre.

Copropriété en difficulté (par exemple, en cas d’impayés de charges)

C’est le mandataire ad hoc qui procède à l’immatriculation de la copropriété sur le registre.

Procédure

La personne qui accomplit la démarche est désignée comme le «télédéclarant» .

Le télédéclarant doit créer un compte sur le site du registre national d’immatriculation des copropriétés.

Permet de créer un compte pour immatriculer une copropriété et actualiser les informations la concernant

Certaines informations doivent être mentionnées sur le registre à l’occasion de l’immatriculation initiale de la copropriété existante ou de la mise en copropriété ou de la vente de lot(s) de copropriété .

Immatriculation initiale d’une copropriété existante

Lors de l’immatriculation, le télédéclarant doit apporter les informations suivantes :

  • Données d’identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de copropriété, nom du syndic…​)

  • Données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel , provisions pour travaux, dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et impayés…​)

  • Données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d’ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l’immeuble…​)

  • Informations sur d’éventuelles difficultés au sein de la copropriété (désignation d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire, existence de mesures de sauvegarde…​)

Immatriculation initiale d’un immeuble mis en copropriété

Lors de l’immatriculation, le notaire doit indiquer les données d’identification du syndicat de copropriétaires sur le registre (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires…​).

S’il en a connaissance, il doit également mentionner les données suivantes :

  • Données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel , provisions pour travaux, dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et impayés…​)

  • Données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d’ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l’immeuble…​)

Ces démarches doivent être accomplies en même temps que les formalités de publication du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division identifiant chaque lot de copropriété.

Vente de lot(s) de copropriété

Le notaire effectue l’immatriculation sur le registre au moment de la vente de lot(s) de copropriété.

Actualisation des données

Mise à jour annuelle

Chaque année, le syndic ou l’administrateur ou le mandataire ad hoc doit actualiser les informations figurant sur le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Si le contenu d’autres informations change, elles sont actualisées au même moment que les données financières, c’est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée.

Mise à jour pour événements particuliers

Les événements conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaire doivent également être actualisés par le syndic ou l’administrateur ou mandataire ad hoc.

Exemple

Division d’un immeuble entraînant la création d’un syndicat secondaire .

Conséquences en l’absence d’immatriculation ou non mise à jour des données

En l’absence d’immatriculation de la copropriété, l’Anah ou une personne ayant un intérêt à agir (un copropriétaire, par exemple) peut mettre en demeure le syndic d’immatriculer la copropriété.

Si le syndic n’immatricule pas la copropriété dans un délai d'1 mois suivant la mise en demeure, l’Anah peut lui appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.

À savoir

l’absence d’immatriculation ou d’actualisation des données déclarées empêche le syndicat de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions ( Anah , éco-prêt à taux zéro ).

Direction de l’information légale et administrative

27/10/2020

Questions / réponses

Préparer votre démarche à l’aide de formulaires

A voir aussi :

Définitons

Lot de copropriété : Partie de bâtiment comportant obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes

Mise en demeure : Acte par lequel un créancier exige du débiteur le remboursement d’une dette sous peine de versement de dommages et intérêts. Adressé par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier.

Astreinte : Condamnation d’une personne à payer une somme d’argent par jour, semaine ou mois de retard si une obligation imposée par une décision de justice n’est pas exécutée.

Pour en savoir plus

Références